موضوع الجلسة الثانية (المحور الخامس 24 شباط 2004):

رئيس الجلسة: القاضي الرئيس د. خالد قباني

المحاضر: الخبير الإستشاري طعان شعيب
(المنسق العام لمشروع إعادة تنظيم التعليم العالي الخاص)

المعقب: الدكتور أحمد الجمال – مدير عام التعليم العالي

1 - تذكير بما ورد في ورقة العمل المتعلقة ب”مسؤولية الإدارة العليا“،

2 - أهداف التدقيق الداخلي،

3 – تعريفات ومصطلحات،

4 - آليات التدقيق الداخلي – عام،

5 – آلية التخطيط السنوي للتدقيق الداخلي،

6 - آلية المبادرة إلى التدقيق الداخلي،

7 - آلية مراجعة وثائق المؤسسة،

8 - آلية تحضير نشاطات التدقيق على الموقع،

9 – آلية تنفيذ التدقيق على الموقع،

10 - آلية تحضير تقرير ملخص التدقيق وإعتماده وتوزيعه،

11 – آلية إتمام التدقيق والإنتهاء منه،

12 – آلية تنفيذ تدقيق متابعة (عند الضرورة فقط)،

13 - خلاصة.

1-

تذكير بما ورد في ورقة العمل المتعلقة
بـ ”مسؤولية الإدارة العليا“

التي قدمناها خلال الجلسة الأولى من المحور الثاني 13 شباط 2004.

ضمان جودة التعليم هو أولاً مسؤولية الإدارة العليا

ترتبط جودة التعليم العالي بمقدرة مجمل خصائص المنتج الأكاديمي ومميزاته، على تلبية متطلبات الطالب وسوق العمل والمجتمع وكافة الجهات الداخلية والخارجية المنتفعة.

يتعيّن على المؤسسة الخاصة للتعليم العالي أن تضمن ما يلي (1/2):

ü إعداد الأنظمة الأكاديمية، الفنية والإدارية الضرورية لضمان جودة التعليم، وتوثيق هذه الأنظمة، والعمل بموجبها، وحفظها وصونها وتطوير فعاليتها بإستمرار،

ü تعريف العمليات الضرورية لحسن تفعيل أنظمة المؤسسة كافة وإيضاح كيفية تنفيذ تلك العمليات،

ü تحديد تداخل العمليات وترابطها وتعاقبها (الواردة في البند ”2“ أعلاه)،

ü تحديد المعايير والطرق المطلوب إستخدامها للتأكد من أن تنفيذ العمليات وضبطها (الواردة في البند ”2“ أعلاه) يتم بالطريقة الصحيحة،

يتعيّن على المؤسسة الخاصة للتعليم العالي أن تضمن ما يلي (2/2):

ü التأكد من توافر الموارد (البشرية، والبنية التحتية والبيئة التعليمية) والمعلومات الضرورية لتنفيذ العمليات (الواردة في البند ”2“ أعلاه) ومراقبتها،

ü مراقبة تنفيذ العمليات (الواردة في البند ”2“ أعلاه) وقياسها وتقييمها ثم تحليلها،

ü تطبيق التدابير اللازمة لتحقيق النتائج المرتقبة،

ü عند استعانة المؤسسة الخاصة للتعليم العالي بمصادر خارجية لإنجاز أيّ من العمليات (الواردة في البند ”2“ أعلاه) ، يتعين على المؤسسة التأكد من أن تلك المصادر الخارجية تضبط عملياتها بطريقة تضمن تلبية مخرجاتها لمتطلبات جودة التعليم.

المتطلبات التنظيمية والقانونية

يتعين على الإدارة العليا إختيار نظام موثوق وإعتماده لضمان جودة التعليم وتطبيقه، لتمكين المؤسسة التعليمية من:

ü إتخاذ كافة التدابير والإجراءات التنظيمية التي تضمن الإلتزام التام بالمتطلبات القانونية والشروط والمواصفات والمعايير ذات العلاقة،

ü ترجمة إلتزامها بما ورد أعلاه بالأشكال التنظيمية التي تتلاءم مع طبيعة عملها،

ü حفظ وصيانة السجلات التي تثبت ما ورد أعلاه.

2- أهداف التدقيق الداخلي

تقوم المؤسسة بإجراء تدقيق داخلي في فترات منتظمة، ومحدّدة ومخطط لها، ومقررة سلفا،ً لتحديد ما إذا كان نظام ”ضمان جودة التعليم“:

üفعالاً،

üمتوافقاً مع الإجراءات المقرّرة، ومع المتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة بطبيعة عمل المؤسسة التعليمية،

üينفّذ بدقة ويراقب بانتظام،

üيتم تطويره بإستمرار.

Audit

3.1 audit

3.2 audit criteria

ü set of policies, procedures or requirements

Audit Criteria

3.2 audit criteria

NOTE: Audit criteria are used as a reference against which audit evidence (3.3) is compared.

3.3 audit evidence

ürecords, statements of fact or other information, which are relevant to the audit criteria (3.2) and verifiable

3.4 audit findings

üresults of the evaluation of the collected audit evidence (3.3) against audit criteria (3.2)

3.5 audit conclusion

üoutcome of an audit (3.1), provided by the audit team (3.9) after consideration of the audit objectives and all audit findings (3.4)

3.6 audit client

üorganization or person requesting an audit (3.1)

3.6 audit client

NOTE : The audit client may be the auditee (3.7) or any other organization which has the regulatory or contractual right to request an audit.

3.7 auditee

üorganization being audited

3.8 auditor

üperson with the competence (3.14) to conduct an audit (3.1)

3.9 audit team

üone or more auditors (3.8) conducting an audit (3.1), supported if needed by technical experts (3.10)

3.9 audit team

NOTE 1: One auditor of the audit team is appointed as the audit team leader.

3.10 technical expert

üperson who provides specific knowledge or expertise to the audit team (3.9)

3.10 technical expert

NOTE 2: A technical expert does not act as an auditor (3.8) in the audit team.

3.11 audit programme

üset of one or more audits (3.1) planned for a specific time frame and directed towards a specific purpose

3.11 audit programme

NOTE : An audit programme includes all activities necessary for planning, organizing and conducting the audits.

3.13 audit scope

üextent and boundaries of an audit (3.1)

4- آليات التدقيق الداخلي - عام

تقوم المؤسسة بإعداد برنامج سنوي للتدقيق الداخلي، يأخذ بعين الاعتبار:

ü حالة العمليات والمواقع والأمكنة المهمة التي من الضروري أن تخضع للتدقيق،

ü نتائج التدقيقات السابقة،

ü التدقيق الشامل إجباري مرة واحدة سنوياً على الأقل.

4- آليات التدقيق الداخلي - عام

من الضروري:

ü تحديد معيار التدقيق، وإطاره، ووتيرة تكراره، وكذلك تحديد سبل إجراء هذا التدقيق،

ü ضمان نزاهة عملية التدقيق الداخلي،

ü ضمان موضوعية، وحيادية المدققين الداخليين، بحيث لا يقومون بالتدقيق على أعمالهم الأصلية (لا يدقّقون على أنفسهم إنما على الآخرين، بينما يدقّق عليهم طرف داخلي آخر يعمل في وحدة أكاديمية أو وحدة إدارية مختلفة)،

ü تحديد كل المسؤوليات والمتطلبات الخاصة بتخطيط وإدارة التدقيق الداخلي،

ü إعداد تقارير عن نتائجه،

ü حفظ وصيانة سجلاته.

4- آليات التدقيق الداخلي - عام

يتعين على إدارة الموقع الذي خضع للتدقيق الداخلي أن تتأكد من:

ü أن كافة الإجراءات قد اتخذت لإزالة حالات "عدم التطابق" التي ظهرت خلال التدقيق،

ü أن العمل على إزالة أسباب هذه الحالات ينفذ دون تأخير،

ü فعالية الإجراءات المتّخذة، وإعداد التقارير الخاصة بالنتائج.

Overview of typical audit activities

Elements to be Audited

Principles of auditing

üThe following principles relate to auditors:

Principles of auditing

a) Ethical conduct: the foundation of professionalism

 Trust, integrity, confidentiality and discretion are essential to auditing.

Principles of auditing

b) Fair presentation: the obligation to report truthfully and accurately

Principles of auditing

d) Independence: the basis for the impartiality of the audit and objectivity of the audit conclusions

Auditors are independent of the activity being audited and are free from bias and conflict of interest.

Principles of auditing

e) Evidence-based approach: the rational method for reaching reliable and reproducible audit conclusions in a systematic audit process. Audit evidence is verifiable.

Notify the auditee – send

üAudit plan

üTimetable

üMatrix plan

üChecklists

Notify the Audit team

ü تعين قائد فريق التدقيق؛

ü تحديد أهداف التدقيق وإطاره ومعياره؛

ü تحديد عملانية التدقيق؛

ü إختيار فريق التدقيق؛

ü إجراء اتصال أولي مع المدقق عليه قبل موعد التدقيق.

Understanding the field of activities and collecting information about the auditee

Auditor’s responsibility

Additional responsibility of lead auditor

Social skills

üAbility to communicate & work with people at different levels & form various background

Positive characteristics

Negative characteristics

ü مراجعة الوثائق والسجلات المتعلقة بنظام ضمان جودة التعليم وتحديد مدى التطابق مع معيار التدقيق.

ü تحضير خطة التدقيق؛

ü توزيع المهام على فريق التدقيق؛

ü تحضير الوثائق اللازمة لتنفيذ التدقيق.

ü قيادة اجتماع إفتتاحي؛

ü التواصل خلال التدقيق؛

ü جمع المعلومات والتحقق منها؛

ü إنتاج موجودات التدقيق؛

ü تحضير موجودات التدقيق؛

ü قيادة اجتماع ختامي.

Nonconformance

Nonconformance Report – NCR

Grading Non conformances:Major / Minor

Caution

Corrective Action:
Don’t cure symptoms only! Hit the cause!

Grading Non conformances

üBased on impact on the system

Major Nonconformance

üFailure to address the clauses of the standard or element of other audit criteria

üSystematic failure to comply with the requirement

Minor Nonconformance

üIsolated lapse, non-systematic failure

ü تحضير تقرير التدقيق؛

ü إعتماد تقرير التدقيق وتوزيعه.

characteristics of an “audit report”

contents of the “audit report”

التأكد من الإيفاء بكافة عناصر التدقيق.

13- خلاصة

لقد قدّمنا عبر ورقة العمل هذه

الخطوط الإرشادية للتدقيق على نظام

”ضمان جودة التعليم“

يمكن إعتمادها كما هي أو تطويرها حسب الحاجات والمتطلبات الخاصة

...... وشكراً